Il percorso normativo tracciato dal legislatore nel corso degli ultimi anni in materia di semplificazione ed innovazione dei procedimenti amministrativi riconosce alla dematerializzazione documentale un ruolo fondamentale. In tale contesto, la conservazione dei documenti nativi digitali e/o digitalizzati diviene fattore imprescindibile per la sostenibilità del processo di dematerializzazione stesso: è fondamentale, infatti, garantire la conservazione documentale nel lungo periodo, così come avviene tradizionalmente per i documenti analogici.
La conservazione è l’attività volta a proteggere nel tempo gli archivi di documenti informatici e i dati. Ha l’obiettivo di impedire la perdita o la distruzione dei documenti e di garantirne autenticità, integrità e accesso controllato ai fini amministrativi e di ricerca.
Le regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici, adottate con DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, oggi modificate dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, e dell’art. 71 comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale – CAD, ampliano il concetto di memorizzazione dei documenti informatici introducendo il concetto di “sistema di conservazione”, ovvero, oltre ad assicurare la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici, è necessario definire regole, procedure, tecnologie e modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi, con indicazioni di dettaglio.
l Manuale di Conservazione, come previsto dall’art. 4.6 delle Linee guida AGID, è un documento informatico che illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate ed ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
L’Ordine delle Professioni Infermieristiche di Sondrio è il soggetto Titolare dell’oggetto della conservazione il quale intende sottoporre a conservazione i propri documenti digitali, affidando il processo di conservazione a Namirial S.p.A. (Conservatore accreditato presso AGID, come da Circolare Agid n. 65/2014).
La redazione del Manuale di Conservazione contempera l’assolvimento dell’obbligo normativo con le esigenze concrete del Titolare dell’oggetto della conservazione. La pubblicazione dello stesso è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione Trasparente” prevista dall’art. 9 del D.lgs. 33/2013.
Il Manuale costituisce una guida per gli attori coinvolti nel processo di gestione e di conservazione, per il cittadino e per le imprese. Ai primi, per porre in essere le corrette operazioni di gestione e conservazione documentale, agli ultimi due per comprendere le caratteristiche del Sistema di conservazione documentale e dei processi erogati.
Manuale della conservazione dei documenti amministrativi informatici